PDF (Portable Document Format) er et standardisert og åpent filformat for dokumenter, utviklet av Adobe på 1990-tallet.

Normalt vil du utvikle tekst og annet innhold i et teksbehandlingsprogram, før du eventuelt konverterer til PDF.

Formålet med PDF-formatet er å sørge for at innhold vises likt og slik det ble produsert, uavhengig av maskinvare og programvare. PDF egner seg derfor godt både til utskriftsformat og til spredning av informasjon via nettløsninger, men kan inneholde formateringsfeil og -mangler som gjør dokumentet mindre tilgjengelig.

En annen måte å lage PDF på er å skanne dokumenter. Da blir PDF-dokumentet i praksis et bilde, som må etterbehandles for å gjøre det tilgjengelig for alle.

PDF-dokumenter kan åpnes av en rekke teknologier, både gratisprogrammer som Adobe Acrobat Reader og hjelpemiddelteknologier. For at innholdet skal kunne leses maskinelt må PDF-filen være OCR-behandlet. Og for at det skal være fullt ut universelt utformet stilles også krav til at dokumentet må være tagget, foruten kravene til tittel, overskrifter, tekstalternativ til bilder og så videre, som du finner i modul 2 og 3 i dette kurset.

Kort sagt

PDF-dokumenter må være utformet på en måte som gjør at de som bruker hjelpemidler også kan tilegne seg innholdet.
Dette innebærer at du enten må utforme tekstdokumentet (docx, odf) universelt før du konverterer til PDF, eller at du må etterbehandle PDF-dokumentet med Ally, PDFgear eller Adobe Acrobat Pro.
Skal du publisere et tekstdokument i Vortex, Canvas eller WISEflow, og det å lage en HTML-side ikke egner seg, bør du bruke originalformatet (.pptx, .docx eller .odf) fremfor PDF. Dette gjelder både lærestoff og annet tekst- og bildemateriale, og særlig vedlegg til oppgaver.

Hvordan tilgjengeliggjøre PDF-filer

For filer som er konvertert til PDF, for eksempel fra Microsoft Word, er den beste metoden å finne originalfila og utbedre den i originalformatet, deretter konvertere den på nytt til PDF.

Dersom du bare har PDF-versjonen, kan du bruke programmet PDFgear til å konvertere fila til for eksempel Word. Deretter utbedrer du fila som vanlig med Microsoft Word, og lagrer den som PDF. PDFgear er tilgjengelig for alle ansatte ved UiO via UiO programkiosk (view.uio.no). Programkiosken fungerer best ved bruk av VMware. VMware Horizon er enten installert på maskinen din fra før, eller du kan installere dette programmet selv (uio.no). (Gjelder UiO-driftet maskin).

Veiledning for bruk av PDFgear (uio.no)

Dersom du har lisens på Adobe Acrobat Pro kan du utbedre dokumentet direkte i dette programmet.

Opprette og bekrefte PDF-tilgjengelighet med Adobe Acrobat Pro (helpx.adobe.com)

Dersom PDF-fila allerede er lastet opp i Canvas, kan du bruke Anthology Ally for OCR-behandling. Samtidig kan du få lagt inn tittel og riktig språkangivelse. Dette vil ikke gi en fullverdig universelt utformet PDF, men vil for mange enkle, rent tekstbaserte PDF-dokumenter kunne være tilstrekkelig. Men dersom PDF-dokumentet er komplekst, det vil si har innholdsfortegnelse, tabeller, bilder og så videre, må dokumentet lastes ned fra Canvas og utbedres med PDFgear/Microsoft Word eller med Adobe Acrobat Pro.

PDF-utbedring med Ally (help.anthology.com)

Nyttige lenker

Løsningsforslag etter tema: PDF (uutilsynet.no)