Basert på hvilken farge personopplysninger vi behandler, er det bestemt hvor disse kan lagres og hvilke IT-tjenester vi kan benytte i UiOs lagringsguide. Det er svært viktig å være kjent med og følge denne informasjonen, blant annet for å ivareta prinsippet om konfidensialitet og integritet som ble omtalt over. Du kan se lagringsguiden her.

I tillegg er det slik at koblingsnøkler og samtykkeskjemaer skal oppbevares etter samme fargekode som datasettet for øvrig. Dette innebærer at hvis vi har et datasett som inneholder røde data, skal også samtykkeskjema og koblingsnøkkel lagres og behandles med samme grad av sikkerhet.

Det er også viktig å behandle personopplysninger i henhold til det som ble beskrevet i søknaden til NSD (og evt. REK). NSD vil gjøre en helhetlig vurdering av personvernet i prosjektet, og da er viktig at vi ikke avviker fra det som er meldt inn ettersom behandling på en annen måte, med andre opplysninger eller for andre formål kan medføre andre risikoer og konsekvenser for de registrertes personvern. Oppdager du senere at det skal gjøres endinger i prosjektet, for eksempel at flere personer skal ha tilgang, eller du skal samle inn andre personopplysninger, må du sende endringsmelding til NSD og eventuelt REK.

Ved UiO skal du også lage en datahåndteringsplan som beskriver hvordan dataene i et prosjekt skal håndteres fra start til slutt. Datahåndteringsplanen skal beskrive hvordan dataene vil bli tatt vare på både i løpet av forskningsprosjektet og etter at det er avsluttet.